Quoique très simple, ce document est essentiel dans le cadre d’un redressement opéré par l’URSSAF. L’article L 244-2 du Code de la sécurité sociale précise, en effet, que toute action ou poursuite effectuée par l’organisme de recouvrement est « obligatoirement » précédée d’un avertissement, si elle a lieu à la requête du ministère public (ce qui est rare) ou d’une mise en demeure quand elle intervient sur l’initiative de l’organisme de recouvrement.
Ce document peut concerner à la fois les cotisations et les majorations de retard.
→ Envoi
L’article R 244-1 al 1 précise que l’envoi de la mise en demeure est « effectué par lettre recommandée « . La précision est importante mais elle va de soi. En effet, la procédure du recommandé permet à l’URSSAF de prouver que le débiteur a bien été informé du montant du redressement ainsi que des possibilités de recours prévues par les textes. En cas de contestation du débiteur, il appartient à l’organisme de recouvrement de prouver la notification du document a bien été accomplie.
→ Destinataire
Le destinataire est la personne physique ou morale à qui incombe le paiement des cotisations de sécurité sociale.
S’il s’agit d’une personne physique, la mise en demeure doit être adressée et délivrée en main propre à la personne concernée. On notera qu’est valable une mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception même si le débiteur prétend ne pas avoir reçu de mise en demeure alors qu’il a refusé le pli recommandé ou si le débiteur a changé d’adresse sans prévenir les URSSAF de sorte que la lettre de mise en demeure revient avec la mention « n’habite plus à l’adresse indiquée » ou si la lettre de mise en demeure revient à l’URSSAF avec la mention « non réclamée, retour à l’envoyeur ».
S’il s’agit d’une personne morale, la mise en demeure est logiquement adressée au nom de la société. Toutefois, sur ce point, la Cour de Cassation se montre peu formaliste, estimant que l’élément le plus important est que le débiteur puisse être identifié. Ainsi, peu importe que la mise en demeure ait été adressée au gérant d’une SARL sans préciser sa qualité au Président du Conseil d’administration d’une SA dès l’instant où le document ne fait aucun doute sur la qualité du débiteur
Cependant, ce laxisme connaît quelques exceptions. Ainsi, la mise en demeure de payer étant un acte préalable aux poursuites, elle ne peut pas être notifiée à une société créée de fait qui est privée de la personnalité juridique. De même, la procédure ne saurait être régulière dès lors que le dirigeant de bonne foi n’a pas été touché par la mise en demeure, ou dès lors que, dans un groupe de sociétés, le document a été envoyé au dirigeant de la société-mère, alors que le redressement concernait deux filiales.
→ Nature
La cour de cassation a toujours insisté sur ce point : la mise en demeure n’est pas un acte de procédure. Elle « constitue une invitation impérative adressée au débiteur d’avoir à régulariser sa situation dans le délai imparti ». Il en résulte que ce document n’est soumis à aucun formalisme particulier.
→ Contenu
Suivant l’article L 244-2 du Code de la sécurité sociale toute action de l’organisme est obligatoirement précédée d’une mise en demeure adressée par lettre recommandée à l’employeur ou au travailleur indépendant l’invitant à régulariser sa situation dans le mois
Le moins que l’on puisse dire, c’est que fort de cette vague notion d’« invitation », la Cour de Cassation s’était montrée dans le passé particulièrement souple pour admettre la validité d’une mise en demeure. Elle a cependant modifié sa position par la suite. D’une part, en condamnant les mises en demeure conservatoires, c’est à dire des mises en demeure établies à un chiffre approximatif mais pouvant, par la suite, être modifié. En d’autres termes, l’organisme de recouvrement doit prendre ses responsabilités dès la mise en demeure et chiffrer, avec le plus d’exactitude possible, le montant du redressement ; d’autre part, dans un arrêt dit « Deperne » du 19 mars 1992, la Chambre sociale a décidé que la mise en demeure devait préciser, « à peine de nullité », outre la nature et le montant des cotisations réclamées, la période à laquelle elle se rapporte, sans que soit exigée la preuve du préjudice. Ces mentions ont été reprises par l’article R 244-1 dans les termes suivants : « la mise en demeure précise la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, les majorations et pénalités qui s’y appliquent ainsi que la période à laquelle elles se rapportent ».
Afin d’être plus précis, l’article R 244-1 précise désormais que « le document mentionne au titre des différentes périodes annuelles contrôlées les montants notifiés par la lettre d’observations corrigés le cas échéant à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent chargé du contrôle. La référence et les dates de la lettre d’observations et le cas échéant du dernier courrier établi par l’agent en charge du contrôle lors des échanges mentionnés au III de l’article R. 243-59 figurent sur le document. Les montants indiqués tiennent compte des sommes déjà réglées par la personne contrôlée ». Ces mentions issues du décret n° 2016-941 du 8 juillet 2016 devraient assez peu modifier les pratiques des URSSAF
Quant aux éventuelles erreurs chiffrées dans la mise en demeure, comment convient-il de les traiter ? Dans tous les cas, il s’agit de savoir si le cotisant la société a bien eu connaissance de la nature, de l’étendue et de la cause de ses obligations.
→ Délai de notification
La loi ne prévoit pas de délai de notification particulier après le contrôle. Cependant, il est clair qu’il est de l’intérêt de l’organisme de recouvrement de faire diligence dans l’envoi de la mise en demeure puisque le délai de prescription de la dette commencera à compter de l’envoi de la mise en demeure. Rappelons, toutefois, que la diligence de l’organisme ne signifie pas la précipitation. En effet, toute mise en demeure, envoyée moins de 30 jours après la communication des observations, serait considérée comme nulle.
→ Délai de prescription des cotisations
L’importance de la prescription n’est pas à démontrer dans le cadre d’un contrôle de cotisations ou d’un contentieux.
S’agissant de la dette de cotisations, cette prescription est de 3 ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues (5 ans en cas de constatation d’une infraction de travail illégal par procès-verbal : CSS art L 244-11)
S’agissant de prescription des majorations de retard elle est de 3 ans à compter de l’expiration de l’année au cours de laquelle a eu lieu le paiement ou l’exigibilité des cotisations et contributions qui ont donné lieu à l’application desdites majorations (5 ans en cas de constatation d’une infraction de travail illégal par procès-verbal : CSS art L 244-11)
Enfin, s’agissant de la prescription des pénalités de retard, elle est de 3 ans à compter de l’expiration de l’année au cours de laquelle a eu lieu la production de ces déclarations ou, à défaut, à compter selon le cas de l’expiration de l’année au cours de laquelle a eu lieu la notification de la mise en demeure (5 ans en cas de constatation d’une infraction de travail illégal par procès-verbal : CSS art L 244-11)
Ce délai part :
▪ pour les créances principales, à l’expiration de l’année civile au titre de laquelle les cotisations sont dues
▪ pour les majorations, à l’expiration de l’année du paiement ou de l’exigibilité des cotisations et contributions donnant lieu à celles-ci
▪ pour les pénalités de retard, à l’expiration de l’année au cours de laquelle a eu lieu la déclaration tardive des déclarations ou, à défaut, à l’expiration de l’année au cours de laquelle la mise en demeure a été notifiée